Tipos de Archivo

Según la frecuencia de utilización
-Archivos Activos: recogen documentos recién llegados a la empresa o que los distintos departamentos consultan frecuentemente.
-Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
-Inactivos: contiene documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o técnicas, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción                                                                                             
 Según su ubicación:
- Centralizados: los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos de la empresa
-Descentralizados: cada departamento de la empresa tiene su propio archivo para guardar sus propios documentos                                                             
  Según el soporte de la información
 -Mobiliarios: contienen documentos impresos en papel 
-Magnéticos: contienen archivos informáticos 
-Multimedia: contienen archivos de tipo sonido, vídeo, etc

Etapas en el trabajo de un archivo

El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento. Unas se realizan, en el propio archivo, previas a la labor de archivado y otras son posteriores a esta labor.
 Recepción
Las empresas originan gran cantidad de documentación y también la reciben del exterior.
En la fase inicial, la persona encargada de la recepción y envío de la documentación deberá estampar un sello que incluirá el número correlativo que se asigna por orden de llegada o salida y la fecha para su posterior registro.
Registro
Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, etc.
Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes.
 Distribución
Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario.
En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias.
 Clasificación
Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización.
Por ejemplo, se pueden agrupar por separado los documentos bancarios, los documentos contables, las nóminas, etc.
 Codificación
Ya agrupados los documentos, se procede a su codificación. Se identifica en cada documento el dato o datos por los que se deberá ordenar según el sistema de clasificación más conveniente en cada caso, según sus características: Alfabético: palabra ordenatriz Numérico: el número de documento, serie, etc Cronológico: fecha creación, vencimiento, etc
La persona responsable puede asignar códigos propios atendiendo a criterios unificados en la empresa.
Depósito de los documentos
El último paso es efectuar el depósito de los documentos, que se realizará de forma diferente según el documento de que se trate:Si se trata de un documento impreso: se colocará en el archivo dispuesto para tal fin. La documentación suele guardarse en carpetas y subcarpetas. Si se trata de un archivo electrónico o audiovisual, se utilizarán los sistemas informáticos de que disponga la empresa, así como mobiliario adaptado para el archivo de estos.
 Entrega
La consulta o préstamo de los documentos depositados en el archivo conllevará los siguientes pasos: Los usuarios solicitarán el préstamo o consulta a través del impreso de solicitud de préstamo que cada empresa tiene. El personal del archivo prepara la documentación solicitada y se la entrega al usuario. El usuario deberá firmar en el registro de consulta o préstamo. El archivo establece un plazo máximo de tiempo para la devolución de la documentación.Cuando se devuelve la documentación, se anotará en la solicitud de préstamo la fecha de devolución.

Sistemas de Clasificación de un archivo

Alfabetico...........................Mixto

• Clasificación: alfabética:  Se clasifican siguiendo el orden del abecedario.
• Clasificación Numérica: Se clasifican en base al sistema numérico.
• Clasificación alfanumérica: Es una combinación de letras y números

Finalidad de un archivo

Dentro del departamento de administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos:

Objetivos de carácter legal: la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque  lo establece el Código de Comercio 
Objetivos de carácter Técnico: La empresa debe guardar los documentos que genera por la utilidad que en un futuro tienen para ella, ya que el archivo es la memoria de la empresa.

Además, con el archivo pretendemos mantener ordenados todos los documentos, conservarlos adecuadamente y poder localizarlos con rapidez y precisión.

¿Ques es el expurgo?

Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella información que ya no es necesario mantener, por caducidad del plazo legal .
El expurgo de la documentación consiste en la destrucción física, por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
Esta operación puede realizarse mediante máquinas destructoras de papel que la propia empresa posee o bien mediante la contratación de empresas especializadas que recogen la documentación y la destruyen ofreciendo a la empresa un certificado de la destrucción de la misma

jordi i vicent

hui em canviat la placa base i no se beu en el ordenador, k estava en informatica 2

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